×

مدیریت زمان ضرورتی برای قرن حاضر

مدیریت زمان ضرورتی برای قرن حاضر

مدیریت زمان ضرورتی برای قرن حاضر

مدیریت-زمان-ضرورتی-برای-قرن-حاضر

تعیین اهداف:

قبل از این که بخواهید جزییات مدیریت زمان را مشخص نمایید ، می بایست به یک چشم انداز گسترده نگاه کنید.پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویت هاست.سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث می گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه نا امید شوید می توانید فعالیت های روزانه را برای پیش برد اهداف تنظیم کنید.وقتی اهداف را مشخص می کنید ویژگی های زیر را در نظر داشته باشید،اهداف باید مشخص،قابل اندازه گیری،دستیابی و زمان بندی باشند.اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه دهی قرار می دهد و امکان بروز قابلیت هایتان را فراهم میسازد.ضروری است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع،بودجه،چارچوب زمانی و محدودیت های سازمانی امکان پذیر است.هنگامی که اهداف کاری را مشخص کردید آنها را درمقوله های ذیل سازمان دهی کنید.

-اهداف بلند مدت-شش ماه تا یک سال
-اهداف میان مدت-یک تا شش ماه
-اهداف کوتاه مدت-روزانه،هفتگی،ماهانه

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیباهمیت بنویسید،برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز کاری به آن مراجعه کنید.آیا وظایفی که به آنها معطوف شده اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟آیا کمک می کنند که به اولویت هایتان برسید و آنها را کامل کنید؟همیشه کارهای اداری اضافی و غیر قابل پیش بینی که به طور خودکار سر می رسند وجود دارند.اما قسمت عمده روز کاری-در حدود 80 درصد-باید به فعالیت هایی که مربوط به اهداف است،اختصاص پیدا کند.اگر می بینید بخش عمده ای از وقت تان صرف کارهایی می شود که در رسیدن به اولویت ها کمک نمی کند یک ارزیابی مجدد و جدی ضروری است.به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت می شود شناسایی کنید.راه هایی را جستجو نمایید که این مزاحمت ها را از بین می برد و تلاش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید.

تحلیل عوامل اتلاف وقت:

اغلب اوقات اتلاف کننده های وقت روز ما را به هم می ریزند و مانع از این می شوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم.در حالی که با نا امیدی احساس می نمایید در زمان گیر افتاده اید با یک چند تغییر ساده می توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید.برای مدتی درنگ نموده و آنچه را که مهم ترین استفاده از وقت تان به حساب می آید،بررسی کنید.سپس عامل ویژه ای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند،مشخص سازید.لیست عوامل اتلاف وقت را در جدول 1 بررسی و مواردی را که با آن مواجه هستید،علامت بزنید.سپس مهم ترین آنها را از 1 تا 5 شماره گذلری کنید.شماره 5 نامناسب ترین وضعیت است.

جدول 1:مهمترین عوامل اتلاف وقت:

-جلسات غیر حضوری
-میز یا محدوده کار نابسامان
-تلفن های غیر ضروری
-صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به برنامه ها
-دسته بندی اوراق بیش از یک بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها
-مشکل داشتن با تکنولوژی(اختلال در کار کامپیوترها)
-صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه های کاری برای دیگران
-اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی
- اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات
- اختصاص زمان طولانی به پروژه مستند سازی
-تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به کارهای انجام شده
-انجام کارهایی که می توان به دیگران محول نمود.
-انجام کار بدون بازده در اوج خستگی
-تغییر برنامه زمان بندی سفرها
-تغییر اولوبت ها به خاطر تغییر مدیریت ها

شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیر ضروری و کارهای اداری غیر ضروری و کارهای اداری بی پایان می شود.جلساتی را که باید در آن شرکت کنید،بررسی نمایید.بد.ن این فرض خودکار که حضورتان در جلسات مورد نیاز است،از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سوال کنید.خواهید دید که اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست.هم چنین بپرسید آیا امکانش هست جلسات را بعداز ظهر ها برگزار کنند تا صبح ها را برای کاری که فکر خلاق می خواهد،کناربگذارید.به عنوان یک شرکت کننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.ممکن است بخش عمده ای از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به برنامه ها-به خصوص نامه های الکتریکی-می شود.از همکارانتان درخواست کنید که رونوشت همه نامه ها را برایتان ارسال نکنند،مگر آن که اطلاعات آنها مستقیما"مربوط به شما باشد.هم چنین به آنها بگویید به نامه ای پاسخ نمی دهید مگر این که واقعا" نیاز به پاسخ داشته باشد.پیشنهاد کنید فرستنده های نامه ها بیشتر از جزییات،روی محتوی و چهار چوب زمانی برای پاسخگویی تمرکز نمایند و مهم تر از همه این که قاعده ای برای بررسی نامه ها بگذارید.به عنوان مثال بیشتراز یک بار در روز سراغ نامه ها نروید.البته در برخی مواقع این امر امکان پذیر نیست.اما این اصل را تعیین کنید تا مطمئن شوید که فرایند افکارتان دائما" با مانع مواجه نمی شود.گاهی اوقات ساده ترین تغییرات یک اثر عمیق دارد.10 راه نگهداری تمرکز را در جدول شماره 2 ملاحضه می کنید.3 مورد از آنهایی را که می توانید در روش کاری خود استفاده کنید،انتخاب و با کمک آن حجم کارهایتان را کاهش دهید.

جدول2-کاهش وقفه ها و نگه داری تمرکز با اجرای چند اصل ساده:

-تمام تماس های تلفنی انجام شده را مرور کنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید.
-افراد را تشویق کنید که مسئله کاری خود را از طریق پست الکترونیکی با شما در میان بگذارند.
-پیام های کتبی و الکترونیکی را در یک محدوده زمانی مشخص بررسی کنید.
-از افراد بخواهید که نامه های الکترونیکی غیر ضروری را برای شما نفرستند.
-هر روز را با ملاقات کوتاه همکاران آغاز نمایید.سپس یک دوره کاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود.
-در مکالمه ها با سماجت به مطالب بپردازید.بهعنوان مثال با گفتن عبارات:((آنچه را که باید درباره آن بحث کنیم این نکته است))یا((یک مورد دیگر قبل از این که شما بروید.))که نشان می دهد شما می خواهید گفت و گو را تمام کنید.
-افراد پر گو را با گفتن این عبارت متوقف کنید((من چه کاری می توانم برای شما انجام دهم؟))
-یک شوخی کوچک را تجربه کنید:وقتی شخصی می گوید امکان دارد یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟بگویید حتما" و با خنده زمان سنج را برای اندازه گیری یک دقیقه تنظیم کنید.

از بهمن کاغذ فرار کنید:

بسیاری از اوقات اوراقی که دور و بر ماست مانع تمرکز بر روی اولویت ها می شود.هیچ قاعده کلی برای این که چگونه اوراق را مدیریت کنیم،وجود ندارد.این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد.بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می کنند در حالی که افرادی هم هستند که تنها یک میز خلوت زمینه ساز افکار واضح آنها می شود.مهم است که از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یک سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.البته اگر وقت ارزشمندی را در جست و جوی اسناد هدر می دهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص کنید،اتخاذ یک روش جدید مورد نیاز است.این رویه را امتحان کنید:اگر تعیین محل سند بیش از 30 ثانیه طول کشید،باید سیستم را تغییر دهید.به جای آن که اجازه دهید کارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیک روی میزتان شود،هر قطعه کاغذ را ارزیابی کنید و مشخص نمایید که آیا باید آن را کنار بگذارید،از آن استفاده نمایید و یا فورا" آن را بایگانی کنید.کم توجهی به سیستم بایگانی مدارک می تواند شما را گرفتار سازد.اگر چه ممکن است شما برای بایگانی و دسترسی به مدارک به کارمندان اجرایی تکیه کنید،اما بهتر است یک سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید.در این صورت اگر یکی از همکاران در دسترس نباشد،خود را در پیدا کردن سندی که به آن نیاز فوری دارید،ناکام نمی بیند.ضمنا"همکارانتان را هم تشویق کنید این سیستم را برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جست و جو دنبال نمایند:

-اوراق را قبل از بایگانی کردن تاریخ بگذارید.
-کاغذ های توده شده را بررسی نمایید،مواردی را که نیاز ندارید کنار بگذارید و مدارک اساسی تر را جایگزین آنها سازید.
-پاکت نامه های باز نشده را که در رابطه با کا شما نیست دور بریزید مگر این که نشانی پستی آن مشخص باشد.
-مدارک امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده ها بگذارید.
-پرونده ها را درون هر مقوله به صورت الفبای مرتب کنید.
-10 سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید.به قدری که به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید.
-بر روی قفسه ها برچسب بزنید.
-پرونده کارهای در دست اقدام را نزدیک میزتان بگذارید.
-هرگاه یک کاغذ از پرونده ها بر می دارید روی آن یک علامت بگذارید تا بدانید که برگه بعدا" باید بایگانی شود و یا از بین برود.
-یک فهرست از پرونده ها تهیه نمایید.

محیط کار مناسب:

ممکن است ناگهان دریابید که توانایی هایتان در انجاموظایف کاهش یافته است و بعد از چند ساعتی که از زمان شروع کار می گذرد سردرد می گیرید.به محیط کارخود دقت نمایید.شاید وسایلی که با آن سرو کار دارید در وضعیت مناسبی نیست.به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست  و....برای ترویج خلاقیت و بهرهوری یک محیط راحت و سالم ضروری است محل کارتان را بررسی کنید تا دریابید چگونه ممکن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل کند.وقتی که همزمان در حال کار با سند چاپی و رایانه هستید از یک نگهدارنده سند استفاده کنید.از خم کردن مچ دست به هنگام کار با رایانه و طبیعتا"        ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید.صفحه کلید را روی یک سطح که در زیر میز به صورت کشویی حرکت می کند قرار دهید.صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حرکات شما را داشته باشد.ترجیحا" از یک زیر پایی استفاده کنید.این مسائل بسیار ساده هستند،اما متعجب می شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی که می توانند پروژه های ذهنی شگفت انگیز اجرا کنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.

کنترل زمان تلفن:

قبل از تماس تلفنی این سوالات را از خودتان بپرسید:
-من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟
-آیا این تماس سریع ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟
-آیا یک نامه الکترونیکی موثر تر نیست؟
-چگونه می توانم این گفت و گو را کوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره کنم بدون این که صحبت ها بد ساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟
برای این که یک تماس تلفنی موثر باشد یک فهرست اولویت بندی شده از مواردی که باید درباره آن بحث کنید تهیه نمایید.هر مطلبی را که فکر می کنید در طول مکالمه به آن مراجعه خواهید کرد در دسترسی بگذارید.گفت و گو را با لحن ایجازو اختصار شروع کنید.به عنوان مثال((من نمی خواهم زیاد وقت شما را بگیرم)) یا((من می دانم که هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم))وقتی که نمی دانید مستقیما"با شخص مورد نظر صحبت خواهید کرد یا نه،برای گذاشتن پیام برنامه ریزی کنید.قبل از گذاشتن پیام یک نفس عمیق بکشید،سپس به صورت فشرده صحبت کنید.اگر شخصی که به او زنگ می زنید شما را نمی شناسد،ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده ای نیست آن را هجی کنید.البته به آهستگی تا شخصی که به پیام گوش می دهد بتواند آن را بنویسد.نام محل کارتان را هم بگویید.سپس مهم ترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید.شماره تماس را دوبار ابتدا وانتهای مکالمه-بگویید و اگر پاسخ نیازمند یک گفت وگو است،یاد آوری نمایید که چه موقع در دسترس هستید.

واگذاری بخشی از مسئولیت ها:

بسیاری از افراد در صورت واگذاری کار به دیگران دچار آشفتگی می شوند.بدون محول نمودن بخشی از فعالیت ها به دیگران هرگز نمی توانید وقت تان را تحت فرمان داشته باشید.این رویه اجازه می دهد کاری را با تاکید بر اولویت ها سپری نمایید.بدون اعتماد به دیگران در انجام کارها در جرییات کم اهمیت غرق می شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت کنید.چند مسئله اساسی وجود دارد که افراد را از اجرای این روش دور نگه می دارد.درباره موردی که مانع کار شماست ،فکر کنید:

مسئله اول((هیچ کس وظایف را آن طوری که من انجام می دهم،انجام نمی دهد.))ممکن است این مسئله حقیقت داشته باشد که برخی از وظایف پیچیده تر را شما انجام می دهید،اما اختمالا این حقیقت ندارد که همه فعالیت های شما در بالاترین حد پیچیدگی است.اگر غرورتان اجازه نمی دهد بپذیرد فرد دیگری می توان امور محوله را بهتر انجام دهد،در نظر داشته باشید که ممکن است آن شخص وظایف را به قدر کافی رضایت بخش انجام دهد.

مسئله دوم:((هیچ کس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی دهد.))ممکن است این نکته هم حقیقت داشته باشد.اما اگر شخص دیگری می تواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر کافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد،پس می توانید بخشی از مسئولیت ها را به او بسپارید.

مسئله سوم:((اگر بنا باشد من مسئله ای را چند بار توضیح دهم،خودم آن را انجام می دهم حتی با سرعت بیشتر وبهتر)).ممکن است اولین باری که می خواهید کاری را به شخص دیگری واگذار کنید،مجبور شوید آن را توضیح دهید.هم چنین امکان دارد مجبور شوید این کار را برای بار دوم،سوم،چهارم نیز تکرار نمایید.این رویه موقتی است و همکاران به تدریج کار را یاد می گیرند؛تا حدی که نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می کنید.با تقسیم بندی فعالیت ها در سه سطح می توانید یک روش کاری جدید در پیش بگیرید:

1-وظایفی که مطمئن هستید فقط خودتان می توانید آنها را انجام دهید.
2-وظایفی که ممکن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قبولی باشد،حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.
3-وظایفی که یقینا"فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.

با محول نمودن وظایف سطح 3 شروع کنید.به تدریج می توانید شخصی را برای انجام کارهای سطح 2 آموزش دهید.این کار باعث می شود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت هایتان که وظایف سطح 1 است تمرکز کنید.واگذاری مسئولیت ها را ضمن ارائه آموزش های ویژه انجام دهید.سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت ها و تجربیات شخصی دارد که کار به او محول می شود.در کل صرف یک مقدار زمان بیشتر برای آموزش،وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد کرد.مطمئن شوید شخصی که مسئولیت ها را به او می سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع کافی دارد:

-اهداف-اولویت ها-فرصت زمانی-اهمیت کارها-نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی که می توان در موقع نیاز به آنها مراجعه کرد.به خاطر داشته باشید که انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است.جهت تقویت روحیه کاری،در محدوده های مشخص برای همکاران مسئولیت های جدید تعریف کنید و به منظور نشان دادن اعتماد به توانایی های ایشان،منابع و امکانات کافی برای انجام کارفراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می توانند به آن منابع دسترسی پیدا کنند.در مورد بازتاب ها و مسائل مربوط به کار سوال کنید و صبور باشید-به کسی که مسئولیتی را واگذارنموده اید زمان کافی بدهید تا سرعت بگیرد.صرف وقت کم در آموزش زیان های اساسی به همراه خواهد داشت.گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یک ذخیره کننده فوری وقت است و گاهی یک سرمایه گذاری دراز مدت است.اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت ها و اهداف همیشه یک سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذکر شده پشتیبان شیوه های مدیریت زمان است.

ترجمه ناهید مهریزی

    

پست های مرتبط

افزودن نظر

مشترک شدن در خبرنامه!

برای دریافت آخرین به روز رسانی ها و اطلاعات ، مشترک شوید.