فواید اسناد رسمی الکترونیک
گروه حقوقی - جامعه‌شناسان، اقتصاددانان و دانشمندان علوم فرهنگی یکی از نمودهای دنیای مدرن را ظهور و بروز فناوری‌های جدید می‌دانند
اگر بخواهیم حوزه تاثیرگذاری این فناوری‌ها را تنها به جامعه و فرهنگ تسری دهیم، قطعا نگاهی جامع و فراگیر به تکنولوژی نداشته‌ایم. علم حقوق حوزه‌ای است که از یک طرف فناوری‌های نوین در بسیاری از زمینه‌ها بر دغدغه‌های آن افزوده‌اند، مثلا جرایم جدید و تخلفات مدرنی را ایجاد کرده‌اند و از طرف دیگر امکاناتی را در اختیار حقوقدانان قرار داده‌اند تا الزامات قانونی درباره استفاده از این فناوری‌ها کار دادرسان دادگاه‌های و ماموران انتظامی را در پیگیری و مجازات مجرمان و متجاوزان به حقوق مردم را سهل و ساده کند. در این میان توجه به سند به عنوان یکی از ادله اثبات دعوی حایز اهمیت است.
سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد. بنا به تعریف قانون مدنی ایران درماده 1284، سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد.
هر سندی نوشته‌است، اما هر نوشته‌ای سند نیست؛ همچنانکه ماده 1285 قانون مدنی، شهادتنامه را سند ندانسته‌است. معنی سند در دانشنامه فرهنگ معین چنین آمده است: نوشته‌ای که قابل استناد باشد، مهر و امضای قاضی و حکم و فرمان پادشاهی و چک و دست‌نوشته و مکتوبی که بدان اختیار شغل و ملکی را به کسی بدهند. فرهنگ مشیری نیز آنچه که قابل اعتماد باشد را مدرک و مستند دانسته است.
در اصطلاح و فقه اسلامی، روات یک حدیث را سند گویند. سند به معنی طریق متن است و منظور از متن، متن حدیث است که آنرا لفظ حدیت گویند و معنی سند بطریق متن برای آن است که دانسته شود حدیث، مأخوذ از قول چه کسی است.
از نظر اعتبار قانونی اسناد به دو دسته سند رسمی و سند غیررسمی تقسیم میشوند. طبق ماده 1287 قانون مدنی، سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد واملاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین در حدود صلاحیت آنهاو بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند مثل سندی که در دفترخانه‌ها تنظیم میشوند و شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و...سند عادی نیز برابرماده1289 قانون مدنی غیر از اسناد مذکور در ماده 1287 سایر اسناد عادی است.
به عبارت دیگر سند عادی عبارست است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مامورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمی‌باشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی و دفتر کل.
اما اسناد رسمی نیز در روزگار امروز و با عنایت به قوانین کشورهای مدرن جهان به دو دسته قابل تقسیم هستند. اسناد رسمی عادی و اسناد رسمی الکترونیک.
سند رسمی در روزگار فرا مدرن امروز با استفاده از فناوری‌های نوین در برخی از کشورها به صورت الکترونیک درآمده تا این امکان برای دستگاه‌های قضایی و نظارتی کشورهای جهان ایجاد شود تا سهل‌تر از گذشته از حقوق مردم دفاع کرده و متجازوان به حقوق شخصی شهروندان را مورد تعقیب و کیفر قرار دهند.
با ابداع سند رسمی الکترونیکی، فرانسویها شهرت و اعتبار ویژهای در این زمینه در دنیا پیدا کردند؛ زیرا چنین ابداعی منافع و امتیازات زیادی را برای آنها داشته و خواهد داشت. از زمان پیدایش فناوری امضای الکترونیک، دانشگاهیان و حقوقدانان فرانسه سند رسمی الکترونیک را که در تمام دنیا بینظیر است، خلق کردند.
پیشرفت روزافزون علوم بشر، فناوری و ابزارهای جدید را به انسان عرضه میکند و رواج فناوری جدید فرهنگ و تمدن جوامع را تحتالشعاع قرار میدهد.
از سوی دیگر تغییر ابزار انسانی تغییر روشها را به دنبال داشته و مشکلات تازه را برای اجتماع به ارمغان میآورد. در این رهگذر حقوقدان و قانونگذار به عنوان معماران روابط و مناسبات اجتماعی ناگزیر از خلق شیوه‌های نوین و وضع قوانین و تفسیر قواعد حقوقی مورد نیاز و بالاخره سازگاری با شرایط و تحولات جدید اجتماعی هستند.
امضای الکترونیک
یکی از دستاوردهای فناوری الکترونیک، «امضای الکترونیکی» است. چیزی که حقوقدانان بدان به دیده تردید مینگریستند که چگونه میتوان رضایت طرفین سندی را بدون اعلام شفاهی یا کتبی و صرفا به وسیله یک کد الکترونیک پذیرفت و آن را منشا اثر حقوقی دانست؟
از سوی دیگر سهولت زمینه الکترونیک گوی سبقت را از حقوقدانان ربود و با توجه به اصل آزادی ادله و نیز نیاز به سرعت در معاملات تجاری به خصوص در بخش اسناد و قراردادهای تجاری زمینه الکترونیک به سرعت رواج یافت و حقوقدانان و قانونگذاران به دنبال آن ناگزیر از پذیرش آن شدند و مقررات آن را به سرعت تدوین و تصویب کردند.
سند رسمی چیست؟
با گسترش استفاده از وسایل الکترونیک و اینترنت، یکی از پدیده های عصر ارتباطات تنظیم سند رسمی الکترونیک است که در بعضی از کشورهای دنیا از جمله فرانسه مورد استفاده قرار گرفته و قوانینی نیز در این زمینه به تصویب رسیده است.
به موجب تعریفی که ماده 1287 قانون مدنی جمهوری اسلامی ایران ارائه داده است اسناد رسمی عبارتند از: اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند.
سند رسمی دارای وجوه و امتیازاتی است که در سایر اسناد عادی وجود ندارد. اسناد عادی از حیث قابلیت اثبات از توان کمتری برخوردار هستند به طوری که به راحتی مورد انکار یا تردید قرار گرفته و نسبت به آنها ادعای جعل می شود و این در حالی است که تا زمانی که مجعولیت اسناد رسمی با حکم دادگاه به اثبات نرسد هیچکس نمیتواند از حاکمیت قاطعانه آنها جلوگیری کند.
اما این تنها ویژگی اسناد رسمی نیست. اسناد رسمی، لازمالاجرا نیز هستند و این بدان معنی است که بدون مراجعه به دادگاه میتوان اجرای مفاد آن را از مراجع ویژه خواست.
در نتیجه اجراییه صادره از این مراکز نه تنها ارزش کمتری از حکم دادگاه ندارد که مانند آنها باید اجرا شود.
قانونگذاری در ایران و فرانسه
قانونگذار کشور فرانسه با تصویب مواد قانونی لازم، سند رسمی الکترونیک را پذیرفته است. قانونگذار ایران در امور تجاری، قانون مربوط به تجارت الکترونیک را با توجه مقررات امضای الکترونیک تدوین کرده و اما در مورد سند رسمی الکترونیک تا کنون موضعی اتخاذ کرده است.
علیرغم اینکه حقوق ایران شباهت زیادی با حقوق فرانسه دارد و به ویژه این شباهت در امور ثبتی و سردفتری بسیار زیاد است اما به نظرمیرسد که کشورمان نه تنها فاقد مقررات لازم در این زمینه است بلکه بستر ضروری برای محقق ساختن سند رسمی الکترونیک نیز موجود نیست.
لذا لازم است که حقوقدانان و سازمانهای مربوطه به ویژه سازمان محترم ثبت اسناد و املاک کشور و کانون سردفتران و دفتریاران جهت ایجاد بستر لازم شناسایی و دست یافتن به این فناوری مهم، برای مجهز ساختن سیستم ثبتی کشور به آن تلاش بیشتری کنند.
مطمئنا دانشگاهیان، حقوقدانان و صد البته سران دفاتر با تصدی و کمک ویژه سازمان محترم ثبت اسناد و املاک کشور جهت دست یافتن به این مهم از هیچ تلاشی فروگذار نخواهند کرد.
فوائد استفاده از سند رسمی الکترونیک
برخی از امتیازات و منافع حاصل از استفاده از فناوری سند رسمی الکترنیک به اختصار عبارتند از:
1. سرعت در نگارش و به مرحله رسمیت رساندن سند رسمی
2. امکان استفاده از امکانات اینترنتی
3. امنیت حقوق به نفع و در مقابل اشخاص ثالث
4. حل مشکلات حاصل از مدتهای لازم و مقرر در قانون برای اتمام مراحل به رسمیت شناختن مالک جدید در اموال غیر منقول و جلوگیری از سوءاستفادههای احتمالی.
به عنوان مثال در حال حاضر دفاتر اسناد رسمی موظفند ظرف مدت پنج روز از تاریخ امضای سند رسمی خلاصه معامله مربوطه را به اداره ثبت محل ارسال کنند تا مراتب توسط کارکنان ثبت در ردیف انتقال دفتر ثبت منظور شود.
واضح است که به محض امضای سند انتقال توسط طرفین سند و سردفتر، خریدار مالک مورد معامله خواهد بود. با این همه تا خلاصه معامله به اداره ثبت نرسد عملا مالکیت خریدار تحقق کامل نیافته است و در این فاصله زمانی احتمال بروز مشکل وجود داشته و دست کم یک بار مراجعه به دادگاه برای ارائه سند به عنوان دلیل مالکیت اجنتابناپذیر است. در حالی که در فناوری الکترونیک فقط چند لحظه بعد از امضای کامل سند از طریق الکترونیک و فقط با فشار دادن دکمه اینتر در صفحه کلید رایانه چند لحظه پس از رسمیت سند، خلاصه معامله به ثبت محل رسیده و اداره ثبت مربوطه مطلع محسوب میشود.
عدم نیاز به حضور در یک دفترخانه
در حال حاضر مطابق قانون، طرفین معامله باید در یک محضر حضور به هم رسانده و سند رسمی را امضا کنند. گاهی به دلیل مسافرت نابهنگام و پیشبینی نشده یکی از طرفین قرارداد با وجود آمادگی لازم از نظر ثمن معامله و یا مدارک لازم جهت انتقال سند، قادر به حضور در محضر مورد توافق نبوده و طرف دیگر حضور خود را در آن محضر اعلام میکند و صرف این اعلام حضور برای حضور یابنده، حقوقی را به دنبال دارد؛ که اولا در طمع احقاق آن باید به دادگاه مرجعه کند و این خود باری بر دوش دادگاهها اضافه میکند و ثانیا حق ایجاد شده اگر چه بر اساس مبایعهنامه و مطابق ماده 10 قانون مدنی است ولی غیرعادلانه بودن آن را در فرض مذکور هیچ انسان متعارفی منکر نمیشود.
با پذیرش سند رسمی الکترونیک لازم نیست حتما طرفین در یک محضر واحد حضور به هم رسانند، بلکه میتوانند هر یک از آنها در محضر دلخواه در همان شهر یا در شهری دیگر حضور یابند. سند در محضر مبدا(محضر تنظیمکننده سند) به صورت الکترونیکی تنظیم و به محضر مقصد ارسال میشود و سران دفاتر هر یک پس از احراز هویت مشتری خود و اخذ امضای لازم، خود سند را امضا میکنند و هر یک به طور نسبی مسئولیت خواهند داشت.
این نوع سند مشکلات زیادی از جمله هزینه های آمد و رفت را مرتفع کرده و قطعا از تخلفاتی که برخی اشخاص گاهی صرفا در اثر عدم امکان حضور فیزیکی یکی از طرفین مرتکب میشوند پیشگیری خواهد کرد.
با این تفاسیر به نظر می‌رسد حقوقدانان کشورمان موظفند با ایجاد دکترینی جامع و مانع درباره لزوم استفاده از اسناد الکترونیک و البته تبیین بسترهای حقوقی و قانونی استفاده از این امکان دنیای مدرن قانونگذاران کشور را مجاب به ورودی مستحکم به این حوزه کنند تا از این رهگذر مردم بیش از پیش امیدوار به دریافت حقوق خود باشند.
