جهت مشاوره تلفنی با وکیل با شماره 09122278137 در تماس باشید.

مشکلات-سامانه-ثبت-آنی-سازمان-ثبت-اسناد-و-املاک-کشور

سیدسعید حسینی یکتا ـ سردفتر اسناد رسمی شماره ۶۹ شهریار - بخش اول

اصل استحکام قراردادها به‌ویژه در عقود و قراردادهای رسمی ایجاب می‌کند که بستری در دفاتر اسناد رسمی فراهم شود تا امکان ابطال اسناد رسمی توسط محاکم به حداقل خود برسد متأسفانه در سامانه ثبت آنی ایراداتی وجود داشته که با بررسی موردی این ایرادات شامل عدم نمایش تصاویر اشخاص و متن و طرفین قرارداد اسناد رسمی مربوط به سال ۹۲، عدم بارگذاری اطلاعات هویتی اتباع خارجه، برخط نبودن برخی استعلام‌ها، عدم نمایش توقیف و بازداشت وسایل نقلیه در سامانه ثبت آنی و عدم نمایش وکالت فروش یا فروش‌های تنظیم شده راجع به یک پلاک ثبتی و وسایل نقلیه در سامانه ثبت آتی می‌باشد.

این ایرادات منجر به ابطال اسناد تنظیمی دفاتر اسناد رسمی توسط مراجع ذی‌صلاح قضایی شده و این امر با تحکیم روابط حقوقی آحاد جامعه در تعارض است و بایستی سازمان ثبت اسناد املاک و کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان متصدی و متولی سامانه ثبت آنی، نسبت به اصلاح ایرادهای آن اقدام نماید.

مقدمه

امروزه پیشرفت چشمگیر بشر در زمینه وسایل ارتباط جمعی و امور کامپیوتری و ارتباطات باعث شده که اطلاعات به راحتی قابل تبادل و انتقال باشد به نحوی که وسایل ارتباط جمعی و اینترنت، زمین را به یک دهکده جهانی مبدل ساخته است و افراد از هرکجای دنیا که باشند می‌توانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. بستر فضای مجازی و امکاناتی که برای استفاده کنندگان به وجود آورده، باعث شده دولت‌ها به این بستر توجه نمایند و اگر اینترنت در ادارات دولتی به خوبی مورد بهره‌برداری قرار گیرد، انجام کارها بهتر و دقیق‌تر و با خطای کمتر و سریع‌تر بوده و بسیار اثرگذار خواهد بود و همین امر را می‌توان علت گرایش دولت‌ها به دولت الکترونیک دانست. البته باید گفت برخلاف رویکردی که در اغلب کشورهای در حال توسعه و به ویژه خاورمیانه در زمینه «دولت الکترونیک» مشاهده می‌شود، عبارت از دادن رایانه به مقامات و کارمندان دولتی، خودکار کردن رویه‌های علمی قدیمی یا صرفاً ارائه اطلاعات نهادها و وزارتخانه‌ها روی وب‌سایت یا ایجاد وب‌سایت‌های وزارتخانه‌ای نیست. به بیان ساده‌تر فناوری اطلاعات و ارتباطات کامپیوتر، اینترنت، سخت‌افزار، پایگاه داده‌ها، ادوات ارتباطی و مانند آن نیست. اینها همگی از نمودهای ظاهری این تکنولوژی هستند. برای دولت الکترونیک تعاریف متعددی ارائه شده است که در کل می‌توان دولت الکترونیک را این‌گونه تعریف نمود: «دولت الکترونیک به منزله کاربرد ابزارهای الکترونیکی در تعامل میان دولت و شهروندان، دولت و کسب‌وکارها و همچنین در عملیات داخلی دولت، برای ساده‌سازی و بهبود ابعاد کسب و کار دولت توصیف شده است و هدف راهبردی دولت الکترونیک حمایت و ساده‌سازی حکمرانی بر همه طرفین (اعم از شهروندان و کسب و کارها) می‌باشد.» به بیان دیگر هدف از استقرار دولت الکترونیک ارائه آسان و سریع خدمات دولتی به شهروندان و کسب و کارها می‌باشد؛ لذا مقتضی است دولت‌ها به مثابه نخستین گام برای استقرار دولت الکترونیک، سیستم‌های اینترنتی و گروه افزارها و سیستم‌های جمعی را ایجاد و از آن حمایت نمایند. یکی از اداراتی که دولت الکترونیک و الکترونیکی شدن امور، بسیار در آن ضرورت دارد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که وظیفه خطیر ساماندهی معاملات رسمی مردم بر عهده این نهاد می‌باشد و در سال ۱۳۹۲ با پیگیری‌های رئیس وقت آن سازمان تا حدودی این مهم انجام و سامانه ثبت آنی برای تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی ایجاد شد که گامی بسیار مثبت بود. در نظام حقوقی ایران سند رسمی مهم‌ترین و معتبرترین سند محسوب می‌گردد که قانون‌گذار نگاه و اعتبار ویژه‌ای برای آن قائل گردیده و مطابق ماده ۱۲۹۲ قانون مدنی، اسناد رسمی قابل انکار و تردید نبوده و فقط می‌توان نسبت به این‌گونه اسناد، ادعای جعل نمود یا اثبات نمود سند مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است. یکی از مهم‌ترین وظایف دفاتر اسناد رسمی، تنظیم سند رسمی است که به عقود و ایقاعات و اقاریر اشخاص چهره رسمیت می‌بخشد؛ اما سالانه اسناد رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی به علت‌های مختلف و بدون سوء نیت سردفتران توسط مراجع قضایی ابطال گردیده و همین امر نگارنده را بر آن داشت تا به بررسی این مسأله بپردازد که علت ابطال اسناد تنظیمی بدون سوء نیت سردفتران توسط مراجع قضایی چیست؟ و اینکه آیا راهی برای پیشگیری از این موارد وجود دارد؟

ایرادات سامانه ثبت آنی

۱ـ عدم نمایش تصویر اشخاص

یکی از مهم‌ترین ارکان هر قراردادی و به تبع آن هر سند تنظیمی، هویت طرفین آن قرارداد است، به نحوی که اگر طرف معامله شخص دیگری باشد (اشتباه در هویت) به حکم قواعد قانون مدنی، معامله حسب مورد باطل یا غیرنافذ خواهد بود، با این توضیح که مطابق ماده ۲۰۱ قانون مدنی در صورت اشتباه در شخص طرف معامله در صورتی که شخصیت طرف معامله علت عمده عقد باشد (مانند عقد نکاح) عقد باطل بوده، زیرا این اشتباه مانع تحقق قصد انشا و تأثیر اراده می‌شود و در صورتی که شخصیت طرف معامله علت عمده عقد نباشد، حسب مورد عقد صحیح یا فضولی و غیرنافذ خواهد بود.

در دفاتر اسناد رسمی مطابق ماده ۵۰ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۶ر۱۲ر۱۳۱۰ و آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۸ر۱۲ر۱۳۹۹ ریاست محترم قوه قضائیه، احراز هویت با سردفتر اسناد رسمی است و این احراز هویت مطابق ماده ۳۸ آیین‌نامه فوق بایستی با شناسنامه یا کارت ملی صورت گیرد و در صورتی که سردفتر در احراز هویت اشتباه کند و به عبارت دقیق‌تر در هویت مدنی شخص اشتباه صورت گیرد و با وجود اینکه در اغلب قراردادها مانند معاملات خودرو و ملک و… که در دفاتر اسناد رسمی صورت می‌گیرد شخصیت طرف معامله علت عمده عقد نبوده اما این اشتباه می‌تواند منجر به ابطال سند توسط دادگاه گردد؛ چرا که همان‌طور که گفته شد اصولاً این معاملات فضولی می‌باشند اما با توجه به اینکه هویت اشخاص توسط جاعلین جعل شده است احتمال اینکه مالک اصلی معامله را تنفیذ نماید، بسیار پایین است. با ذکر این مسأله مهم باید گفت متأسفانه در سامانه ثبت آنی بستر لازم درخصوص این موضوع پراهمیت فراهم نشده است؛ چرا که باید به محض وارد کردن اطلاعات شخص (شماره ملی و تاریخ تولد) با استعلام از سامانه ثبت احوال، عکس شخص در سامانه برای احراز هویت نمایش داده شود ولی متأسفانه در سامانه ثبت آنی، تصویر اشخاص به محض وارد کردن کد ملی و تاریخ تولد نمایش داده نمی‌شود؛ بلکه باید کد رهگیری رسید کارت ملی قدیمی یا کد پشت کارت ملی هوشمند در سامانه وارد گردد تا عکس فرد قابل رؤیت باشد و این امر نقص بزرگی است؛ چرا که ممکن است کسی فقط شناسنامه داشته باشد و مطابق آیین‌نامه اجرایی قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ریاست محترم قوه قضائیه برای احراز هویت، شناسنامه فرد کافی است و سردفتر بدون وجود دلیل قانونی نمی‌تواند از ثبت سند خودداری کند؛ چرا که مطابق ماده ۳۰ قانون دفاتر «سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به تقاضاکننده اعلام نمایند.»

همچنین افرادی که به سن ۱۸ سال تمام نرسیده‌اند دارای کارت ملی نبوده بلکه فقط شناسنامه دارند و این افراد به‌طور مطلق محجور نیستند؛ چرا که مطابق ماده ۱۲۱۰ قانون مدنی «هیچ‌کس را نمی‌توان بعد از رسیدن به سن بلوغ به عنوان جنون یا عدم رشد محجور نمود مگر آن‌که عدم رشد یا جنون او ثابت شده باشد.

تبصره ۱ـ سن بلوغ در پسر پانزده سال تمام قمری و در دختر نه سال تمام قمری است.

تبصره ۲ـ اموال صغیری را که بالغ شده است در صورتی می‌توان به او داد که رشد او ثابت شده باشد».

همچنین مطابق ماده واحده قانون راجع به رشد متعاملین مصوب ۱۳ر۰۶ر۱۳۱۳: «از تاریخ اجرا این قانون در مورد کلیه معاملات و عقود و ایقاعات به استثناء نکاح و طلاق محاکم عدلیه و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی باید کسانی را که به سن ۱۸ سال شمسی تمام نرسیده‌اند اعم از ذکور و اناث، غیر رشید بشناسند مگر آن‌که رشد آنها قبل از اقدام به انجام معامله یا عقد و یا ایقاع به طرفیت مدعی‌العموم در محاکم ثابت شده باشد. اشخاصی که به سن ۱۸ سال شمسی تمام رسیده‌اند در محاکم عدلیه و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی رشید محسوب می‌شوند مگر این‌که عدم رشد آن‌ها به طرفیت مدعی‌العموم در محاکم ثابت گردد. مناط تشخیص سن اشخاص اوراق هویت آنهاست مگر آن‌که خلاف آن

ثابت شود.»

ممکن است گفته شود بین این دو ماده تعارض وجود دارد و ماده ۱۲۱۰ قانون مدنی ناسخ ماده واحده قانون راجع به رشد متعاملین می‌باشد، اما به قول علمای اصول «الجمع مهما امکن اولی من الطرح» می‌باشد و به نظر می‌رسد امکان جمع این دو ماده وجود دارد و نحوه جمع به این صورت است که قانون راجع به رشد متعاملین درخصوص امور مالی بوده و درخصوص امور غیرمالی مطابق ماده ۱۲۱۰ قانون مدنی عمل می‌شود؛ بنابراین با ملاحظه قوانین فوق‌الذکر باید گفت اشخاصی که سن ۱۸ سال تمام نرسیده‌اند در مورد امور غیرمالی می‌توانند مستقلا اقدام به تنظیم سند کنند و همچنین در صورتی که حکم رشد از دادگاه صلاحیتدار اخذ کرده باشند، در امور مالی هم می‌توانند مستقلا اقدام به تنظیم سند نمایند و با توجه به اینکه این‌گونه اشخاص کارت ملی ندارند و عکسی از آنها در سامانه ثبت الکترونیک نمایش داده نمی‌شود، سردفتر اسناد رسمی را در احراز هویت دچار مشکل می‌‌نمایند و راه را برای جعل هویت این اشخاص باز می‌کند و در صورتی که بر اساس شناسنامه سند تنظیم گردد، با کشف جعل هویت درگیری مراجع قضایی و انتظامی و ابطال سند را در پی خواهد داشت.

همچنین ممکن است گفته شود احراز هویت با سردفتر اسناد رسمی است و در صورت تردید در هویت اشخاص مواد ۵۰ و ۵۲ قانون ثبت اسناد و املاک تکلیف سردفتر را مشخص کرده است؛ چرا که مطابق این ماده: «هرگاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می‌کند تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد حضوراً هویت آنان را تصدیق کرده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و به امضا شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید.» و مطابق ماده ۵۲ فوق‌الاشعار: «وقتی که مسئول دفتر نتواند به وسیله شهود معروف و معتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت کردن سند امتناع کند.»

قبل از پاسخ به موارد فوق لازم است به دو پرسش و پاسخ درخصوص مواد ۵۰ و ۵۲ قانون ثبت که توسط دفتر حقوقی و معاضدت قضایی کانون سردفتران و دفتریاران داده شده به شرح ذیل پرداخته شود:

پرسش اول ـ با توجه به اینکه در زمان تصویب قانون ثبت شناسنامه عکس‌دار به شکل امروزی وجود نداشته است، آیا لزوم قانونی فوق برای سردفتر در اخذ دو نفر معرف به قوت خود باقی است؟ منظور از معرف و معتمد در ماده قانونی فوق چیست؟ آیا معرف و معتمد سردفتر یا طرفین معامله؟ در صورتی که پس از تنظیم سند با اخذ معرف، مشخص گردد شناسنامه ارائه شده جعلی است مسئولیت سردفتر تا چه حد است؟

جواب: در صورتی که سردفتر بتواند هویت اشخاص را شخصا احراز نماید مطابق مفهوم مخالف ماده ۵۲ قانون ثبت تکلیفی به احراز هویت اشخاص به وسیله معرف و معتمد ندارد. مستفاد از عبارت «شخص معرف و مورد اعتماد» در ماده ۵۰ قانون ثبت ظهور در این دارد که اشخاص مذکور باید مورد اعتماد و معرف سردفتر باشند تا به واسطه آنها اطمینان در احراز هویت متعاملین تحصیل گردد.

با توجه به مواد ۸ و ۴۶ قانون ثبت احوال و ماده ۳ قانون الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی برای کلیه اتباع ایرانی و ماده ۱۱ آیین‌نامه اجرایی قانون مرقوم، شناسنامه و کارت ملی سند رسمی هویت اشخاص می‌باشند، چنانچه عکس‌الصاقی به شناسنامه یا کارت ملی عرفا با مشخصات مستدعی ثبت مطابقت داشته باشد سردفتر با توجه به اعتبار سند رسمی و عدم جواز تردید در آن، تکلیفی به تحقیق دیگری ندارد و در صورتی که انطباق عکس الصاقی در شناسنامه یا کارت ملی با مشخصات ظاهری مورد تردید سردفتر واقع شود، نامبرده می‌تواند با توجه به ماده ۵۰ قانون ثبت با حضور دو نفر شاهد مورد وثوق و معرف خود نسبت به تنظیم سند اقدام کند والا با توجه به ماده ۵۲ قانون ثبت از تنظیم سند خودداری خواهد نمود، بدیهی است چنانچه سردفتر مطابق مقررات موضوعه مذکور عمل نماید در صورت احراز مراتب فقدان اصالت سند شناسایی مسئولیتی متوجه وی نخواهد شد.

پرسش دوم ـ در خصوص بند ۳ نقطه‌نظرهای شعبه ۱۰۸۰ دادگاه عمومی همدان منضم به درخواست شماره ۸۴رب۱۳۰۲ ـ ۱۶ر۱۱ر۱۳۸۴ شعبه اول بازپرسی دادسرای ناحیه ۴ تهران به شرح «… رویه عملی دفترخانه‌های اسناد رسمی در احراز هویت متعاملین چیست؟ آیا حضور طرفین معامله ضروری است؟ آیا اسناد هویت اعم از سند سجلی (شناسنامه) و یا کارت شناسایی اخذ و فتوکپی تصویر آن برابر اصل شده و در پرونده ثبتی ضم می‌شود؟ آیا محتمل است سردفتر یا کارمند او صرفا با اخذ فتوکپی شناسنامه یا کارت مبادرت به تنظیم سند نماید؟ حضور معرف در دفترخانه جهت تصدیق و تایید هویت احد از متعاملین چه جایگاهی دارد؟ آیا قانونی است؟ بر چه اساس و مبنایی سردفتر اظهارات معرف را ملاک احراز هویت احد از متعاملین قرار می‌دهد؟ آیا صرف اخذ نشانی محل اقامت و یا اخذ فتوکپی اسناد هویت معرف یا معرفین کافی برای احراز هویت متعاملین است؟

جواب: با نگرش به پیشینه تاریخی ثبت اسناد، در سال ۱۲۹۰ که مردم کشور فاقد سند هویت و شناسنامه بودند، ماده ۵۳ قانون ثبت مصوب ۱۲۹۰ مقرر داشت: «هرگاه مباشر ثبت در هویت اشخاص شکی داشته باشد باید توسط دو نفر معروف خود که طرف اعتماد او باشند تحقیقات لازم به عمل آورد تحقیقات مذکور را در دفتر و همچنین در خود اسناد و تصدیقاتی که می‌دهد قید کند در معاملات راجع به اموال غیرمنقول تحقیقات باید توسط سه نفر معروف و معتمد به عمل آید.»

در سال ۱۳۱۰ که قانون ثبت مورد عمل فعلی تصویب شد به علت اینکه در آن زمان صدور ورقه هویت همگانی نبود، در اجرای ماده ۵۰ قانون مذکور مقرر شد: «هرگاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می‌کند، تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد، حضورا هویت آنان را تصدیق نموده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و به امضای شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید.» همچنین در ماده ۵۸ قانون مزبور مقرر شد: «شهود باید موثق باشند علاوه بر این ورقه هویت (سجل‌احوال) خود را ارائه دهند.»

پس از همگانی و الزامی‌شدن صدور شناسنامه، آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی در سال ۱۳۱۷ تصویب و در اجرای ماده ۸ آن آیین‌نامه مقرر شد: «در موقع مراجعه اشخاص برای انجام معامله به دفتر اسناد رسمی باید از مراجعه‌کنندگان ورقه شناسنامه مطالبه شود.» به موجب ماده ۸ قانون ثبت احوال (اصلاحی ۱۸ر۱۰ر۱۳۶۳) شناسنامه از اسناد رسمی است و تا زمانی که به موجب تصمیم هیات حل اختلاف یا رای دادگاه برحسب مورد تصحیح یا باطل نشده، به قوت خود باقی است و بر اساس ماده ۴۶ قانون مذکور شناسنامه‌های جدید جمهوری اسلامی ایران سند رسمی هویت و تابعیت افراد می‌باشد.

همچنین بر اساس ماده ۳ قانون الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی برای کلیه اتباع ایران (مصوب ۲۷ر۰۲ر۱۳۷۶) کارت ملی، سند شناسایی افراد بوده و طبق ماده ۱۱ آیین‌نامه اجرایی قانون مذکور (مصوب ۱۳۷۸ هیات وزیران) سردفتران اسناد رسمی موظفند در صورت قبول آن به جای شناسنامه، شماره آن را در سند قید نمایند.

با شرح فوق چنانچه سردفتر با شناسنامه یا کارت ملی هر یک از متعاملین یا طرفی که تعهد می‌کند، احراز کند تکلیف دیگری برای تحقیق ندارد لیکن چنانچه سردفتر به رغم ارائه شناسنامه یا کارت ملی به علت مخدوش بودن آنها یا عدم تطابق عکس ملصق به شناسنامه یا کارت ملی با شخص مراجعه‌کننده در هویت او تردید کند و نتواند با تحقیق از مراجع ذی‌ربط یا شهود، احراز هویت کند مطابق ماده ۵۲ قانون ثبت باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید. در هر حال با عنایت به اینکه تردید و انکار در اسناد رسمی جایگاه و محمل قانونی ندارد، شناسنامه جدید جمهوری اسلامی ایران یا کارت ملی برای احراز هویت کافی است.

باید گفت اسنادی که بدون رویت تصویر ثبت شده شخص در سازمان ثبت احوال، ثبت و تنظیم می‌شود، راه را برای ورود جاعلان اسناد رسمی و اوراق هویتی هموار ساخت و با یک کارت ملی یا شناسنامه جعلی ممکن است که خسارات هنگفتی به اشخاص و همچنین اعتبار سند رسمی زده شود و سردفتران را با مشکل مواجه کرده و یک سر دفتر بدون هیچ سو نیتی وقت خویش را در دادسراها و دادگاه‌ها سپری کند، بنابراین لازم است سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نسبت به اصلاح سامانه در این خصوص اقدام نماید، به نحوی که با وارد کردن کد ملی اشخاص تصویر آنها در سامانه نمایان گردد.