جهت مشاوره تلفنی با وکیل با شماره 09128394852 در تماس باشید.

مشکلات-سامانه-ثبت-آنی-سازمان-ثبت-اسناد-و-املاک-کشور-قسمت-پایانی

مشکلات سامانه ثبت آنی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور-بخش اول

سیدسعید حسینی یکتا ـ سردفتر اسناد رسمی شماره ۶۹ شهریار - بخش دوم و پایانی

اشاره: «مشکلات سامانه ثبت آنی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور» عنوان مقاله ای است که بخش اول آن در شماره قبلی صفحه حقوقی اطلاعات چاپ شد بخش دوم و پایانی این مقاله را می خوانیم.

۲ـ اسناد دارای شناسه یکتا و رمز تصدیق مربوط به سال ۱۳۹۲

اسناد مربوط به سال ۱۳۹۲ از جمله اسنادی هستند که مانور جاعلان بر روی این اسناد قابل مشاهده بوده و می‌توان به جرات گفت جاعلان اسناد رسمی بر روی اوراق سال ۹۲ حساب ویژه‌ای باز کرده بودند، چرا که اسناد مربوط به این سال تا تاریخ ۲۶ر۰۶ر۱۳۹۲ با اینکه دارای شناسه یکتا و رمز تصدیق هستند اما هنگام بررسی تصدیق اصالت سند هیچ‌گونه متنی از این قبیل اسناد قابل مشاهده نبوده و فقط شماره ثبت و دفتر تنظیم‌کننده و نوع سند که مثلا وکالت است یا قطعی منقول و … قابل نمایش است.

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در خصوص اسناد وکالت قدیمی متوجه این نقیصه گردیده و با صدور بخشنامه شماره ۲۱۴۵۱۵ر۹۸ مورخ ۰۶ر۱۱ر۱۳۹۸ در خصوص اسناد وکالت تا حد زیادی از سو‌استفاده از آن‌ها جلوگیری به عمل آورده است. متن این بخشنامه بدین‌‌صورت است: «پیرو بخشنامه شماره ۵۷۰۷۴ر۹۷ مورخ ۲۸ر۰۳ر۱۳۹۷ بنا بر گزارش‌های واصله و در راستای جلوگیری از هر گونه جعل، سواستفاده و توالی فاسد استفاده از وکالتنامه‌های فاقد اعتبار و اصالت در تنظیم اسناد، مقتضی است به کلیه دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق ابلاغ گردد که در هنگام تنظیم هر گونه سند به استناد اسناد وکالت ابرازی، چنانچه سند وکالت مورد استناد قبل از تاریخ ۲۶ر۰۶ر۱۳۹۲ (راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد) تنظیم شده باشد، بدوا اصالت و اعتبار سند وکالت مورد نظر را صرفا از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد به صورت مکاتبه مکانیزه استعلام نمایند. لازم به ذکر است تصدیق اصالت اسناد تنظیمی بعد از تاریخ مذکور در سایت سازمان به آدرس ssaa.ir امکان‌پذیر می‌باشد.»

هر چند سازمان ثبت با صدور بخشنامه فوق در خصوص اسناد وکالت مشکل را تا حدودی رفع کرده است، اما اسناد دیگری مانند قطعی منقول و … همچنان در معرض سو‌استفاده می‌باشند. در هر صورت این بی‌نظمی و هرج و مرج راه را برای جاعلان اسناد هموار ساخته و یک فرصت طلایی برای کلاهبرداری از اشخاص فراهم کرده که به اعتقاد نگارنده، سازمان ثبت اسناد و املاک به عنوان متولی امر موظف است نسبت به استقرار نظم و انضباط در این خصوص با درج اطلاعات این گونه اسناد اقدام نموده و ابتکار عمل جاعلان اسناد رسمی را در خصوص این‌گونه اسناد و مدارک مسدود سازد تا بدین‌‌وسیله استحکام اسناد رسمی تضمین شده و همچنین از درگیری مراجع قضایی در خصوص این‌گونه اسناد و صرف مقدار قابل توجهی از بودجه کشور برای پیگیری این‌گونه اسناد در دادگاه‌ها و نیروی انتظامی خودداری گردد.

۳ـ تنظیم‌ اسناد مربوط به اتباع خارجه

مطابق ماده ۳۸ آیین‌نامه اجرایی دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۸ر۱۲ر۱۳۹۹: «ملاک احراز هویت افراد در دفاتر اسناد رسمی شناسنامه یا کارت ملی صادره از اداره ثبت احوال و برای اتباع خارجه اصل گذرنامه یا کارت آمایش است» اما زمانی که اتباع خارجه به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌نمایند متاسفانه امکان احراز هویت آنها در سامانه ثبت آنی به هیچ‌وجه امکان‌پذیر نیست، چرا که در سامانه هیچ‌گونه اطلاعاتی در خصوص این اشخاص بارگذاری نگردیده است و در خصوص این اشخاص دفاتر مبادرت به درج اطلاعات آنان در سامانه با توجه به گذرنامه یا کارت آمایش می‌نمایند. همین امر راه را برای جعل مدارک هویتی این اشخاص برای جاعلان اسناد رسمی تسهیل کرده و به راحتی هویت یک فرد را به جای فرد دیگری معرفی می‌نمایند و پس از کشف جعل هویت، سردفتر اسناد رسمی و مراجع قضایی و انتظامی درگیر این امر گردیده و نه تنها سند رسمی متزلزل می‌گردد، بلکه ممکن است سال‌ها مراجع قضایی و انتظامی را درگیر کشف هویت فرد مراجعه‌کننده به دفترخانه نماید؛ لذا شایسته است سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با همکاری مراجع مربوط، به ساماندهی اطلاعات هویتی اتباع خارجه اقدام نموده و این نقیصه بزرگ را رفع نماید.

۴ـ برخط نبودن استعلامات ملکی

برای انتقال مدارک در دفاتر اسناد رسمی طبیعتا استعلام‌هایی لازم است که با توجه به نوع هر ملکی، استعلام‌های مورد نیاز تعیین می‌شود. به عنوان مثال برای انتقال زمین خارج از محدوده قانونی شهرها به جهت تشخیص اینکه زمین مورد انتقال یا بخشی از آن جزو اراضی ملی یا موات می‌باشد یا خیر، استعلام از اداره جهاد کشاورزی لازم است و بعضاً برای دفاتر اسناد رسمی پیش آمده که علی‌رغم استعلام دفترخانه از جهاد کشاورزی، جواب مربوطه توسط کلاهبرداران، جعل شده و این امر موجب انتقال اراضی موات و ملی شده و مشکلات عدیده‌ای را در پی داشته است اما در صورتی که استعلام بین دفترخانه و ادارات و مراجع به صورت مستقیمی و برخط باشد، این‌گونه اتفاقات به حداقل خود رسیده و سند رسمی دچار تزلزل نخواهد شد. خوشبختانه قوه قانون‌گذاری به درستی به این نکته مهم توجه نموده و در طرح الزام به تنظیم سند رسمی معاملات اموال غیرمنقول کلیه مراجعی که برای انتقال نیاز به استعلام از آنها وجود دارد را مکلف کرده ظرف یک سال از تاریخ لازم‌الاجرا شدن قانون با همکاری سازمان ثبت امکان استعلام برخط از این مراجع را فراهم نمایند. این قانون در صورت تایید شورای نگهبان یا مجمع تشخیص مصلحت نظام، شایسته تقدیر است و مانع بسیاری از سوء‌استفاده می‌شود.

۵ـ عدم نمایش توقیف و بازداشت وسایل نقلیه در سامانه ثبت آنی

یکی از شرایط مورد معامله این است که قانوناً قابل معامله باشد. این شرط را می‌توان با وحدت ملاک (تنقیح مناط) از ماده ۳۴۸ قانون مدنی که در خصوص مبیع است به شرایط مورد معامله افزود. مطابق ماده ۳۴۸ ق.م: «بیع چیزی که خرید و فروش آن قانونا ممنوع است و یا چیزی که مالیت و یا منفعت عقلایی ندارد یا چیزی که باید قدرت بر تسلیم آن ندارد باطل است مگر این که مشتری خود قادر به تسلیم باشد» لذا مبیع باید قابلیت خرید و فروش داشته باشد و هرگاه واجد چنین وصفی نباشد، تعهد لغو و عمل غیرعقلایی است.

اموالی که قابل خرید و فروش نیستند، دو احتمال برای عدم قابلیت خرید و فروش در مورد آنها مطرح است:

الف ـ ممکن است از مشترکات عمومی و موقوفات باشند، مگر در مواردی که بیع وقف مطابق قانون جایز باشد.

ب ـ یا اینکه جهت حفظ منافع عمومی، قابلیت خرید و فروش از آنها سلب شده است، مثل خرید و فروش عتیقه، مواد مخدر و … همین احتمالات را می‌توان به مورد معامله هم تعمیم داد.

با ذکر این مقدمه باید گفت یکی از اموال سرمایه‌ای مهمی که در دفاتر اسناد رسمی مورد معامله قرار می‌گیرد وسایل نقلیه می‌باشد و این مال منقول با ارزش ممکن است بنا به جهاتی توسط مراجع قضایی توقیف گردد و به عبارت دیگر قابلیت معامله از آن سلب گردد. اما متاسفانه در سامانه ثبت آنی توقیف و بازداشت وسایل نقلیه قابل تشخیص نمی‌باشد، حکم معامله و قرارداد وسایل نقلیه هم در صورت بازداشت و توقیف مطابق مواد ۵۶ و ۵۷ قانون اجرا احکام مدنی مصوب ۰۱ر۰۸ر۱۳۵۶ معین شده است. مطابق ماده ۵۶ قانون اجرای احکام مدنی «هرگونه نقل و انتقال اعم از قطعی و شرطی و رهنی نسبت به مال توقیف شده باطل و بلااثر است.» لازم به توضیح است منظور از مال توقیفی یا بازداشتی اموالی است که با حکم قانون (مثلا در اجرای قرار تامین خواسته یا در مرحله اجرای احکام) توقیف شده‌اند اعم از اینکه از اموال منقول باشد یا غیرمنقول، بنابراین اسناد وسایل نقلیه که از مصادیق اموال منقول بوده مشمول حکم ماده اخیرالذکر می‌باشد.

همان‌طور که مشاهده می‌شود قانون‌گذار ضمانت اجرای نقل و انتقال نسبت به مال توقیفی را در ماده ۵۶ صریحا بطلان قرارداد، دانسته است و رویه قضایی هم بر بطلان قرارداد نظر دارد اما با عنایت به ماده ۵۷ قانون اجرای احکام مدنی که مقرر داشته: «هرگونه قرارداد یا تعهدی که نسبت به مال توقیف شده بعد از توقیف به ضرر محکوم‌له منعقد شود، نافذ نخواهد بود مگر اینکه محکوم‌له کتبا رضایت دهد» به نظر می‌رسد منظور از بطلان در‌ این ماده بطلان به معنی اعم باشد و مطابق اصول حقوقی باید گفت از آنجا که توقیف و بازداشت برای جلوگیری از ضرر و حفظ حقوق ذی‌‌نفع وضع شده است؛ لذا باید قائل به عدم نفوذ هر نوع معامله نسبت به مال توقیف شده بود و در صورت تنفیذ ذی‌نفع معامله، صحیح خواهد بود. در هر حال حتی اگر باطل را در ماده ۵۶ به معنی عدم نفوذ بدانیم با رد معامله توسط ذ‌ی‌نفع بازداشت، قرارداد منعقده محکوم به بطلان خواهد بود.

با عنایت به مطالب پیش گفته از آنجا که اسناد تنظیمی در خصوص وسایل نقلیه اعم از اسناد بیع، صلح، رهن، وکالت فروش و … در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌گردد، چه قائل به بطلان قرارداد وسایل نقلیه بازداشتی باشیم و چه عدم نفوذ آن، باید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که خود زیرمجموعه‌‌ای از قوه قضائیه است نسبت به پیگیری درج و نمایش وسایل نقلیه بازداشتی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد با انعقاد تفاهم‌نامه‌ای با دادگستری و اتصال بر خط به سامانه مراجع قضایی در این خصوص اقدام کرده تا از ابطال اسناد تنظیمی در این خصوص توسط مراجع قضایی جلوگیری شود.

۶ـ عدم نمایش وکالت فروش‌های تنظیم شده در سامانه ثبت آنی نسبت به پلاک ثبتی یا خودرو

بسیاری از بنا به اغراض و اهداف مختلفی به جای انتقال قطعی اموال غیرمنقول به تنظیم سند وکالت فروش این‌گونه اموال در دفاتر اسناد رسمی روی آورده‌‌‌اند؛ علت این گرایش را می‌توان عدم نیاز وکالت به اخذ استعلام‌ها (مانند استعلام دارایی، شهرداری، جهاد کشاورزی و …) که برای نقل و انتقال اموال غیرمنقول لازم و ضروری بوده، یا نقل و انتقال قطعی ملک با موانع دیگری همراه بوده که در زمان انعقاد قرارداد امکان برطرف نمودن این موانع میسر نبوده و… دانست. درخصوص ماهیت وکالت فروش‌های منعقده در دفاتر اسناد رسمی بین حقوق‌دانان اختلاف است و چهار نظر در این خصوص وجود دارد که عبارتند از:

نظر اول ـ «چنین قراردادی همان وکالت بوده و بیع و وعده بیع محسوب نشده و حق تملکی هم برای وکیل ایجاد نمی‌کند.»

نظر دوم ـ «چنین وکالتی وعده بیع است. به بیان دیگر پیش‌قراردادی است که به موجب آن از سوی فروشنده (موکل) ایجاب تمام است و تنها عاملی که برای تحقق تملیک به آن نیاز است انتخاب خریدار و تصمیم او بر قبول این حق می‌باشد. به همین جهت قبل از اجرای نیابت، وکیل مالک مال یا صاحب حق‌‌عینی نیست.»

نظر سوم ـ «قرارداد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی وکالتی است که اماره‌ای بر وقوع عقد بیع سابق می‌باشد. در واقع با توجه به مبلغ پرداختی وکیل برای موکل، حقوق و تعهدات طرفین در مورد مال موضوع وکالت، تسلیم تمامی اسناد و مدارک مربوط به مالکیت مال به وکیل و … کاشف به عمل می‌آید که سابقاً عقد بیعی منعقده شده و این عقد وکالت نیز، در راستای تامین منافع خرید (وکیل) منعقد شده است.»

نظر چهارم ـ «بر مبنای این نظر، سند تنظیم‌یافته هرچند عنوان وکالت را دارد اما عقد بیعی است که متضمن وکالت بلاعزل نیز است، چرا که طرفین در متن سند، به مبلغ پرداختی، حقوق و تکالیف یکدیگر (حقوق و تکلیفی که ناشی از عقد بیع است) و تسلیم اسناد مالکیت به خریدار اشاره می‌کنند.»

به اعتقاد نگارنده هر یک از این نظرات در محل و مصداق خودش با توجه به قراین حالی و مقالی صحیح می‌باشد، مثلا در صورتی که فردی می‌خواهد به خارج عزیمت نماید و مدارک وسیله نقلیه یا مدارک متعلق به خود را به دیگری می‌دهد تا برایش ملک یا خودرو را بفروشد و وکالتی با حق عزل به وی در دفاتر اسناد رسمی می‌دهد. این عمل حقوقی بلاشک وکالت صرف و اعطای نیابت است.

اما زمانی که طرفین با یکدیگر تسویه حساب نموده و مدارک مالکیت به خریداری تحویل داده شده و قولنامه‌ای از قبل با یکدیگر منعقد نموده و سپس به دفترخانه برای تنظیم سند وکالت فروش مراجعه می‌نمایند این قراین کاشف از بیع سابق دارد و محل اعمال نظر سوم است. «اما برخی موارد ظمن تنظیم سند شده (به عنوان وکالت) به مبلغ پردختی (از جانب وکیل به موکل) و تسلیم اسناد مالکیت به وکیل نیز اشاره می‌شود و همچنین حقوق و تعهدات طرفین نوعا حقوق و تعهداتی است که از عقد بیع حاصل می‌شود. در این حالت دیگر باید قایل به این نظر بود که هر چند طرفین عنوان وکالت را برای عمل حقوقی خود انتخاب کرده‌ان اما با توجه به آراده طرفین، کشف می‌شود که قصد آنان در ابتدا بیع بوده است، نه وکالت.»

لازم به ذکر است غالب وکالت فروش‌های مورد تقاضا در دفاتر اسناد رسمی از نوع سوم بوده و کشف از بیع سابق می‌نمایند و می‌توان گفت اصل در وکالت فروش‌های تنظیم شده کاشف بودن از بیع سابق می‌باشد. در هر حال همان‌طور که قبلا اشاره گردید اشخاص با اغراض مختلف به دفترخانه مراجعه نموده و نسبت به تنظیم وکالت فروش املاک و وسایل نقلیه که اماره بر بیع سابق یا در مقام بیع بوده (نظر سوم یا چهارم) اقدام می‌نمایند. با این وجود در خصوص اموال غیرمنقول اطلاعات وکالت فروش‌های تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی در سند مالکیت اموال غیرمنقول بارگذاری نگردیده است و هنگام استعلام از سامانه تصدیق اصالت سند مالکیت به نشانی Estate.ssaa.ir یا ادارات ثبت، هیچ نشانی از وکالت فروش‌ها نیست. همین خلا می‌تواند ضربات جبران‌ناپذیری به سرمایه اشخاص وارد نماید. به نمونه‌ای از سو‌استفاده‌ها از این خلا اشاره می‌گردد: فرض کنید فردی مالک ملکی بوده و به صورت وکالتی آن را به دیگری منتقل می‌نماید و تمامی مدارک را به وکیل تحویل می‌دهد.

سپس مالک اولیه به اداره ثبت مراجعه نموده و اقدام به دریافت سند مالکیت المثنی می‌کند و مجددا ملک مزبور را به صورت وکالتی یا حتی انتقال قطعی به طریق بیع یا صلح به دیگری واگذار می‌نماید و بدین‌وسیله ملک متعلق به غیر را به دیگری انتقال می‌دهد و با کشف ماجرا و ورود مرجع قضایی ذی‌صلاح قرارداد دوم (وکالت یا انتقال) ابطال می‌گردد و در صورت دستیابی به انتقال‌دهنده، وکیل یا خریدار یا متصالح قرارداد دوم دچار ضرری بدون جبران می‌گردد و در صورت ارزش بالای ملک مورد معامله ممکن است شخص تمامی سرمایه زندگی خود را از دست بدهد؛ بنابراین لازم است نسبت به رفع این ایراد توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام گردد.

در خصوص وکالت فروش وسایل نقلیه هم این ایراد وجود دارد، چرا که در سیستم ثبت آنی اطلاعات وکالت فروش زمانی نمایش داده می‌شود که در قسمت اسناد وابسته شناسه یکتا سند قطعی درج گردد و این قسمت جزو قسمت‌های اجباری نیست که تکمیل آن بر سر دفتر واجب باشد و در صورت عدم تکمیل با استعلام سند قطعی، وکالت نشان داده نمی‌شود. لذا لازم است تکمیل این قسمت توسط سازمان الزامی شود و جزو فیلدهای الزامی شناخته شود به نحوی که امکان محاسبه هزینه‌ها و تایید نهایی سند تنظیمی بدون تکمیل این فیلد امکان‌پذیر نباشد.

۷ـ عدم اتصال سامانه ثبت آنی به آرا محاکم و مراجع قضایی

یکی از مراجعی که دفاتر رسمی با آن در تعامل بسیار هستند، محاکم قضایی است. دو مورد شایع ارتباط دفاتر اسناد رسمی با محاکم، انتقال اجرایی و گواهی انحصاروراثت است. با این توضیح که محاکم با توجه به اصول حقوقی و قوانین حاکم، پس از صدور حکم محکومیت و در صورتی که محکوم علیه دین و بدهی خود را نپردازد، مرجع ذی‌صلاح قضایی اقدام به توقیف اموال، مزایده و فروش اموال محکوم‌علیه می‌نماید و در صورتی که موضوع مزایده، املاک ثبت شده یا وسایل نقلیه باشد، بعد از انجام مزایده و مکاتبه با دفاتر اسناد رسمی و عنداللزوم معرفی نماینده دادگاه، مال مورد مزایده در دفترخانه به نام برنده مزایده یا محکوم‌له انتقال می‌یابد. از سوی دیگر برابر دادنامه‌های انحصار وراثت، وراث اقدام به انتقال اموال مورث خود در دفاتر اسناد رسمی می‌نمایند، با عنایت به این مطالب باید گفت امکان اخذ اصالت مکاتبات و آرا صادره از محاکم در سامانه ثبت آنی وجود نداشته و همین امر راه را برای سواستفاده باز می‌نماید و جاعلین با جعل مکاتبات و آرا قضایی اقدام به انتقال اموال متوفی می‌کنند لذا ضرورت ایجاب می‌نماید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که خود زیرمجموعه قوه قضائیه است اقدام به ایجاد بستری نماید که مکاتبات قضایی از طریق سیستمی به دفترخانه مربوطه ارجاع گردد و همچنین متن دادنامه‌های مربوط به انحصار وراثت در سامانه‌ای جامع قابل مشاهده باشد.

نتیجه و ارائه پیشنهادها:

با توجه به یافته‌های این پژوهش، نتایج ذیل در قابل چند پیشنهاد ارائه می‌شود:

۱ـ با توجه به اهمیت احراز هویت اشخاص مراجعه‌کننده به دفاتر اسناد رسمی، پیشنهاد می‌گردد سازمان ثبت اسناد و املاک با تعامل و همکاری سازمان ثبت احوال، نسبت به ارائه تصاویر اشخاص به محض وارد‌کردن کد ملی و تاریخ تولد در سامانه ثبت آنی اقدام نماید و همچنین در صورت ایجاد بستر لازم، سامانه ثبت آنی به سامانه و بانک اطلاعاتی ثبت احوال «به طور کامل» متصل گردیده و با تطبیق اثر انگشت ثبت شده اشخاص در ثبت احوال تنظیم سند صورت گیرد و در صورت که بانک اطلاعاتی ثبت احوال کامل نباشد با پیگیری قوه قضائیه و به تبع آن سازمان ثبت اسناد و املاک از طریق مجلس قانون‌گذاری، سازمان ثبت احوال مکلف به تکمیل بانک اطلاعاتی اشخاص و اتصال دو سامانه ثبت احوال و آنی به یکدیگر گردد. در صورت تحقق این امر امکان جعل هویت اشخاص به کل منتفی می‌گردد و دیگر نیازی هم به ارائه شناسنامه یا کدملی برای تشخیص هویت اشخاص نیست.

۲ـ از آنجایی که اسناد دارای شناسه یکتا و رمز تصدیق قبل از ۲۶ر۰۶ر۱۳۹۲ بسیار مورد سو‌استفاده قرار می‌گیرند و با توجه به این نکته که این اسناد قابلیت اخذ اصالت و تصدیق از سامانه هستند ولی طریق قرارداد و مورد آن در سامانه مشخص نیست؛ لذا لازم است سازمان ثبت اسناد و املاک نسبت به درج اطلاعات این گونه اسناد در سامانه و یا ملزم نمودن دفاتر اسناد رسمی به استعلام از دفترخانه تنظیم‌کننده سند نسبت به تمامی این اسناد و نه تنها اسناد وکالت اقدام نماید.

۳ـ با توجه به اینکه هیچ‌گونه اطلاعات هویتی اتباع خارجه در سامانه ثبت آنی وجود ندارد، لازم می‌نماید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با تعامل و همکاری مراجع ذی‌ربط و ذی‌مدخل نسبت به ایجاد یک بانک اطلاعاتی به روز و کارآمد در خصوص اتباع خارجی که روادید (ویزا) ایران را دریافت نموده‌اند، اقدام نماید به نحوی که در صورت صدور روادید تصویر و اطلاعات هویتی شخص در سامانه ثبت آنی بارگذاری گردد.

۴ـ تمامی استعلامات ملکی جهت جلوگیری از هرگونه سو‌استفاده بایستی برخط بوده و پاسخ استعلام در همان روز ارسال گردد.

۵ـ از آنجایی که مورد معامله قراردادن اموال توقیفی حسب مواد ۵۶ و ۵۷ قانون اجرای احکام مدنی باطل یا غیرنافذ بوده و یکی از اموال مهمی که در دفاتر اسناد رسمی مورد معامله قرار می‌گیرد، وسایل نقلیه می‌باشد که در سامانه ثبت آنی، توقیف آن قابل رویت نبوده و لازم می‌‌نماید سازمان ثبت اسناد و املاک نسبت به برقراری ارتباط با پایگاه‌های اطلاعاتی مربوط به توقیف وسایل نقلیه نسبت به رفع این خلا اقدام نماید.

۶ـ با توجه به اینکه بسیاری از وکالت فروش‌های تنظیمی در دفاتر کاشف از بیع سابق بوده یا در مقام بیع می‌باشد، لازم است در خصوص اموال غیرمنقول به محض استعلام از ادارات ثبت یا سایت سازمان، این وکالت‌نامه‌ها در سامانه درج گردد تا از تنظیم وکالت‌نامه‌های متعددی که قابلیت استعلام و رصد مستقیم ندارند و باعث سو‌استفاده‌هایی می‌شوند، خودداری گردد. در مورد اموال منقول هم بایستی فیلد تعریف سند وابسته اجباری گردد به نحوی که امکان تایید نهایی سند بدون تکمیل اطلاعات آن وجود نداشته باشد تا بدین‌وسیله اصالت اسناد قبلی در خصوص وسیله نقلیه سنجیده شده و سپس سند تنظیم گردد.

۷ـ با عنایت بر اینکه مراجع قضایی دارای تعامل بسیار زیادی با دفاتر اسناد رسمی علی‌الخصوص در زمینه انتقالات اجرایی و اسناد ورثه‌ای (بر اساس گواهی انحصار وراثت) می‌باشند، ایجاد دسترسی برای اصالت‌سنجی آرا و دادنامه‌های مراجع قضایی ضروری به نظر می‌رسد و اصالت دادنامه‌های انحصار وراثت به دقت بررسی می‌گردد و میزان جعل آنها به شدت کاهش یافته و جلوی بسیاری از سو‌استفاده و تالی فاسد‌ها گرفته خواهد شد.

* ماهنامه کانون سردفتران ۱۴۰۰